Grundsatz

Nach Art. 17 Abs. 1 DSGVO sind personenbezogenen Daten unverzüglich zu löschen, wenn

• die personenbezogenen Daten für die Zwecke, für die sie erhoben oder auf sonstige Weise verarbeitet wurden, nicht mehr notwendig sind
• die betroffene Person Ihre Einwilligung widerruft und es an einer anderweitigen Rechtsgrundlage für die Verarbeitung fehlt,
• die betroffene Person Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegt und keine vorrangigen berechtigten Gründe für die Verarbeitung vorliegen,
• die personenbezogenen Daten unrechtmäßig verarbeitet wurden,
• die Löschung der personenbezogenen Daten zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung nach dem Unionsrecht oder dem Recht der Mitgliedstaaten erforderlich ist oder
• die personenbezogenen Daten eines Kindes in Bezug auf angebotene Dienste der Informationsgesellschaft, d.h. Internetangebote wie Medin, Webshops oder Online-Spielen erhoben wurden.

Ausnahme

Daten sind nach Art. 17 Abs. 3 b DSGVO nicht zu löschen, wenn die Aufbewahrung nach deutschem oder EU-Recht vorgeschrieben ist.



Steuerliche Aufbewahrungspflichten, 147 AO

Folgende Unterlagen sind zehn Jahre  geordnet aufzubewahren:

• Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschüsse, Lagerberichte, die Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen
• Buchungsbelege
• Unterlagen im Rahmen von Zollanmeldungen

 

Folgende Unterlagen sind sechs Jahre geordnet aufzubewahren:

• Empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe im Original
• Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe
• Sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind

 

Entsprechende Aufbewahrungspflichten ergeben sich auch nach dem Handelsgesetzbuch, 257 HGB.



Verjährungs- und Ausschlussfristen

Manche Unterlagen sind aufzubewahren zur Durchsetzung oder Abwehr von Ansprüchen. Sind solche Ansprüche verjährt, können bzw. müssen auch die zugehörigen Daten gelöscht werden, sofern keine anderweitigen Aufbewahrungspflichten dem entgegenstehen.

• Die  schriftlich regelmäßige Verjährungsfrist beträgt drei Jahre, 195 BGB
• Ansprüche aus dem Produkthaftungsgesetz verjähren in drei Jahren von dem Zeitpunkt an, in dem der Ersatzberechtigte von dem Schaden, dem Fehler und von der Person des Ersatzpflichtigen Kenntnis erlangt hat oder hätte erlangen müssen, 12 Abs. 1 ProdHaftG
• Mängelansprüche im Rahmen eines Kaufvertrages über bewegliche Sachen, die nicht entsprechend ihrer üblichen Verwendungsweise für ein Bauwerk verwendet worden sind, verjähren in zwei Jahren, 438 Abs. 1 Nr. 3 BGB
• In weiteren speziellen Ausnahmefällen verjähren Ansprüche sogar erst nach dreißig Jahren, 197 BGB. Wichtigster Anwendungsfall sind titulierte Ansprüche, also wenn z. B. ein Urteil vorliegt.
• Ansprüche aufgrund von Verstößen gegen das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG) sind in der Regel innerhalb einer Frist von zwei Monaten geltend zu machen, 15 Abs. 4 AGG. Eine Klage auf dieser Basis muss sodann innerhalb von drei Monaten, nachdem der Anspruch schriftlich geltend gemacht worden ist, erhoben werden, 61 b ArbGG.

Beginn, Ende und Berechnung von Fristen

Die regelmäßige Verjährungsfrist beginnt, soweit nicht ein anderer Verjährungsbeginn bestimmt ist, mit dem Schluss des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist und der Gläubiger von den Anspruch begründenden Umständen und der Person des Schuldners Kenntnis erlangt oder ohne grobe Fahrlässigkeit erlangen müsste, 199 Abs. 1 BGB.

Die steuerlichen Aufbewahrungsfristen beginnen mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in das Buch gemacht, das Inventar, die Eröffnungsbilanz, der Jahresabschluss oder der Lagerbericht aufgestellt, der Handels- oder Geschäftsbrief empfangen oder abgesandt worden oder der Buchungsbeleg entstanden ist, ferner die Aufzeichnung vorgenommen worden ist oder die sonstigen Unterlagen entstanden sind, 147 Abs. 4 AO.

Die Frist zur Geltendmachung eines Verstoßes gegen das Benachteiligungsverbot beginnt im Falle einer Bewerbung oder eines beruflichen Aufstiegs mit dem Zugang der Ablehnung und in den sonstigen Fällen einer Benachteiligung zu dem Zeitpunkt, in dem der oder die Beschäftigte von der Benachteiligung Kenntnis erlangt, 15 Abs. 4 S. 2 AGG.